Muitas organizações possuem controles de patrimônio precários que não refletem a realidade física de seus ativos. Bens são adquiridos, transferidos entre departamentos, depreciados e eventualmente descartados sem o registro adequado, resultando em discrepâncias significativas entre o patrimônio contábil e o patrimônio físico. Esta falta de controle adequado custa caro em termos de seguros inadequados, manutenção negligenciada e, em alguns casos, até mesmo perdas por furto ou extravio.
A frustração é particularmente intensa quando auditorias revelam que ativos importantes simplesmente "desapareceram" ou estão em condições muito diferentes do registrado. Departamentos disputam equipamentos porque ninguém sabe ao certo a quem pertencem. Decisões de investimento em novos equipamentos são tomadas sem conhecimento preciso sobre o que já existe disponível na organização. Pior ainda é quando a empresa paga seguros sobre bens que não possui mais ou deixa de segurar adequadamente ativos críticos.
Controle em Tempo Real
Nossa Planilha de Patrimônio oferece uma solução completa para estes desafios através de um sistema integrado que gerencia todo o ciclo de vida dos ativos da empresa. Desde a aquisição até a baixa, cada bem é registrado com todas as informações relevantes: número de série, localização, responsável, estado de conservação, valor, data de aquisição e vida útil estimada. Esta documentação completa transforma completamente a gestão patrimonial.
O sistema implementa controles de movimentação que registram toda transferência de ativos entre departamentos ou locais, garantindo que sempre se saiba onde cada item está localizado. Alertas automáticos são gerados para manutenções preventivas, renovação de seguros e revisão de valores, prevenindo negligências custosas. Esta abordagem proativa evita que problemas pequenos se transformem em grandes prejuízos.
Um dos aspectos mais valiosos é a integração entre o controle físico e o controle contábil. O sistema calcula automaticamente a depreciação de cada ativo according aos métodos contábeis apropriados, proporcionando informações precisas para balanços e declarações fiscais. Esta integração elimina discrepâncias entre o que está registrado nos livros contábeis e o que existe fisicamente na empresa.
Organizações que implementam este sistema experimentam benefícios tangíveis em múltiplas dimensões. A redução em perdas de ativos chega a 70% em muitos casos, com o controle rigoroso dissuadindo extravios e uso inadequado. Os custos com seguros são otimizados, pois a empresa paga apenas pelo que realmente possui e com valores adequados. Talvez o mais importante, os gestores ganham clareza completa sobre os recursos disponíveis, permitindo decisões de investimento mais informadas e aproveitamento máximo do patrimônio existente.